Integrované řešení systému Identita ve společnosti Coca-Cola HBC Česká republika, s.r.o představuje komplexní informační systém, který zahrnuje aplikace pro zpracování docházky, přístupu na jednotlivá pracoviště, mzdových a personálních údajů více než 1000 zaměstnanců, jejich bezhotovostního stravování, výběrů z občerstvovacích automatů a evidenci podnikové dopravy.

Situace

V letech 1994 až 1999 prošel pražský provoz společnosti přestavbami a celkovou investicí v řádu miliard českých korun a stal se moderním výrobním závodem s potřebným logistickým zázemím. Původní evidence pracovní doby formou klasických papírových píchaček byla zcela nevyhovující, neboť již tehdy bylo potřeba elektronicky zpracovávat celou řadu primárních personálních informací.

Obchodní cíle

S rozvojem společnosti dochází i k vyšší nárokům a požadavkům na informační technologii. Cílem je dále modernizovat, zabezpečit i průběžně monitorovat řízení výroby a systém pro zpracování mezd. Pro moderní společnost vznikly pochopitelně požadavky i na moderní zpracování identifikace pracovníků prostřednictvím bezkontaktních technologií. Cílem bylo nahrazení tradiční kontroly docházky (tzv. píchačky) moderním a otevřeným identifikačním systémem, zajišťujícím evidenci a vyhodnocení pracovní doby zaměstnanců s možnou vazbou na personální a mzdovou agendu.

Řešení

Systém Identita ve společnosti Coca-Cola HBC využívají všichni zaměstnanci pracující s osobními počítači, vybavenými webovým prohlížečem Internet Explorer. V současné době to představuje řádově stovky počítačů. Tito pracovníci mohou prohlížet svá osobní data a jejich vyhodnocení vedoucími pracovníky. Vedoucí pracovníci a administrátoři mají navíc možnost provádět aktivně zásahy do systému.

Systém je provozován centrálně na ústředí v Praze. Pobočky jsou na centrálu připojeny prostřednictvím privátní sítě. V současné době je systémem „Identita" zpracovávána pobočka v Ústí nad Labem a v tomto roce se připravuje rozšíření i na ostatních 8 poboček.

Celý systém je řešen na podnikové síti společnosti. Všech 61 terminálů (docházkové i přístupové) a 13 výdajových automatů komunikuje se serverem prostřednictvím protokolu TCP. Po rozšíření na pobočky bude server zpracovávat údaje až z celkem 85 terminálů.

Hlavní část systému tvoří docházkový systém v podobě webového klienta běžícím na platformě .NET Framework 2.0. Tento systém získává informace o docházkových průchodech přes docházkové terminály od systémové služby, která běží na serveru, jejímž dalším úkolem je zajišťovat sledování přístupů osob do konkrétních objektů společnosti na základě přístupových práv a časových zón.

Nadstavba systémové služby komunikačního modulu, systém Skyla Pro II, umožňuje bezpečnostním pracovníkům přiřazení karet zaměstnancům, nastavení jejich přístupových práv do konkrétních částí objektů společnosti a monitorování funkčnosti systému. Rozšíření systému Skyla Pro II umožňuje také nastavení příslušným pracovníkům oprávnění použití karet ve stravovacím systému Eurest a při výběru nápojů a občerstvení z výdejových automatů.

Napojení na personální část systému SAP a vazbu na stravovací systém Eurest zajišťuje další systémová služba, která průběžně monitoruje změnové soubory vzniklé z těchto systémů a zajišťuje jejich převedení do dat identifikačního systému a současně jim poskytuje aktuální údaje o zaměstnancích.

Systém evidence návštěv Vrátnice pomáhá pracovnicím na vstupní recepci. Evidence návštěv je rozšířena o evidenci externích pracovníků a firem, včetně vydávání návštěvnických a dočasných karet, pořizování fotografií externích pracovníků a jejich kontrolu.

Systému „Identita" zajišťuje, pomocí systémové služby také vyhodnocení výběrů z výdejových automatů nápojů a občerstvení.

V průběhu vývoje byl systém Identita rozšířen o webové stránky CCŘidiči pro vyhodnocení bonusů pro distribuční a servisní řidiče. Vyhodnocení systému je prováděno na základě dat získaných ze systému Basis. Data z tohoto systému jsou po načtení předzpracována podle vnitropodnikových pravidel a poskytnuta vedoucím pracovníkům k odsouhlasení.

V současné době se analyticky zpracovává vyhodnocení soukromých jízd služebními vozidly.

Základní funkcí systému „identita" je poskytnutí komplexních údajů do mzdového systému SAP. Předání uceleného souboru s podklady pro mzdy zajišťuje modul ExpMzd. Ten na základě rozhodnutí pracovnic mzdové účtárny vytvoří soubor XML s údaji všech uzavřených pracovníků.

Identifikační systém Identita se začal provozovat na centrále společnosti k 1.1.2004. Původní požadovaný systém představoval zpracování docházky pro více než 1 000 zaměstnanců při využití docházkový terminálů a slepých čteček. Řešení je sestaveno z několika programových modulů:

Základní modul Docházkový systém je určen pro zpracování docházky pracovníků, slouží ke zpracování informací o příchodech, odchodech případně přerušení pracovní doby a na základě těchto údajů se vytvářejí podklady pro mzdový systém.

Komunikační modul zajišťuje vlastní komunikaci se snímači a nastavení základních docházkových práv na snímači (určuje zda na daném terminálu může zaměstnanec označit příchod nebo odchod, případně zda může projít příslušným dveřmi). Snímač identifikuje uživatele pomocí karty případně jiných identifikačních prvků.

Další modul zajišťuje import personálních údajů z personalistiky a údaje z mezd. Tento import slouží jako zpětná vazba z mezd (např. dovolené a limity přesčasů) a změny osob v personalistice(nové nástupy, vyřazení z evidenčního stavu apod.). Importované údaje obsahují zejména: číselník středisek, číselník mzdových složek, pracovní kalendáře, osoby (včetně zůstatků dovolených a limitů přesčasů), číselník důvodů vyřazení. Tento modul také předává do stravovacího systému Eurest platné identifikační karty a po uzávěrce každý den přebírá spotřebu stravy jednotlivých pracovníků. Navíc tento modul přebírá data o jízdách řidičů ze systému Basis.

Licence modulu EXPMzd zajišťuje export zpracované docházky (odpracovanou dobu, absence, příplatky a další mzdové složky) zaměstnanců přenést do mzdového systému. Exportované údaje obsahují zejména: osobní číslo, složku mzdy, středisko, hodiny, dny, datum od-do, zakázku, kategorii, profesi, pracovní kalendář. Na začátku spolupráce se zajišťoval převod do mzdového systému NUGGET. Začátkem roku 2005, společnost Coca-Cola přešla na systém SAP. Export do mezd se vždy upravuje na míru zákazníka a příslušného mzdového systému.

K 1.7.2004 systém přebírá data od společnosti Eurest provozující v areálu jídelny pro hromadné stravování.

Rozšíření pak dále představuje napojení na občerstvovací automaty (1.9.2004).

Na konci roku 2004, dne 1.12.2004 se do systému integroval přístupový systém Goldcard.

K 1.6.2004 dochází k rozšiřování o pobočku Ústí nad Labem.

Od 1.4.2005 se dále realizovalo napojení ostatních poboček v Čechách (Hradec Králové, České Budějovice, Plzeň) a na Moravě (Frýdek-Místech, Olomouc, Brno), parkoviště na pražské centrále a dále rozšíření o submoduly evidence podnikové dopravy jako je evidence řidičů či sledování soukromých jízd služebním vozidlem.

Přínosy

Systém Identita představuje moderní grafické prostředí, bezpečnost, stabilitu a rychlý přístup k požadovaným datům. Rychlé vyhledání výrazně zkracuje čas pro zásadní rozhodnutí.

Je zajištěn jednotný způsob identifikace pracovníků na základě které se sleduje docházka, přístupy do vybraných objektů, evidence autodopravy, bezhotovostní stravování v podnikové jídelně či v občerstvovacích automatech. Zabraňuje se falšování údajů, zjednodušuje se a zpřesňuje zpracování docházky.

Systém také zajistí splnění legislativních požadavků.

Zpracovaná data a informace vytvářejí podklady pro mzdový systém s minimální chybovostí při jejich pořizování a garantuje zajištění těch nejaktuálnějších.

Zvyšuje se produktivita práce a na základě výstupů systému se provádějí kvalifikovaná rozhodnutí o řízení podniku.

Systém v současné době zpracovává informace o více jak tisíci zaměstnancích a externích pracovnících. Od těchto pracovníků je denně získáno průměrně 4 500 událostí (nejvyšší denní maximum bylo 15 000) na docházkových a přístupových terminálech.

Denní soubory získávané z personálního systému SAP mají přibližně velikost 8 MB. Měsíční předávané soubory do mzdového systému SAP mají přibližně velikost 3 MB.

Všechna data jsou udržována ve třech databázích. Ostrá data obsahují poslední 3 zpracovávané měsíce. Další dvě databáze obsahují archivní data. Jedna archivní databáze je určena pro přístupový systém a slouží k historickému dokladování přístupů do objektů. Druhá archivuje ostatní data systému „Identita".

Citace

"Díky softwarové integraci jsme snížili administrativní náročnost celého systému, zásadním způsobem poklesla chybovost dat, čímž jsme podstatně přispěli k vyšší efektivitě práce personálního oddělení. Systém ‚Identita' vidím jako jednu z kompetitivních výhod vůči konkurenci v personalistické oblasti."

Stanislav Antoš, personální ředitel

 

Produkty a technologie

Tento moderní identifikační systém vyžadoval i moderní technologie pro zpracování personálních dat. Nasazovaný identifikační systém byl proto postaven na .NET architektuře. Jako základ pro ukládání a zpracování dat byl použit databázový server Microsoft SQL Server 2000 běžícím pod operačním systémem Windows 2000/2003 Server. Vlastní SW komponenty docházkového systému běží na IIS 6.0 jako ASP.NET aplikace. Ostatní komponenty zajišťující integraci s produkty třetích stran jsou řešeny na platformě .NET Framework 2.0 jako systémové služby, Windows Forms aplikace, nebo rozšiřující webové stránky docházkového systému na ASP.NET Díky těmto technologiím je systém neustále aktualizován jak z hlediska funkčnosti, tak z hlediska rozšiřování systému na další pobočky.